Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2026

1. Verantwortliche Stelle

Christian Gasche · SIGMA Communication
Am Stiegelschlag 9, 60385 Frankfurt am Main
E-Mail: transkriber@sigmacommunication.de
Telefon: 069 / 795 836 70
USt-IdNr.: DE 233 705 107

2. Grundsatz der Datensparsamkeit

Wir erheben und verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die zur Erbringung unserer Leistungen zwingend erforderlich sind. Wir verkaufen keine Nutzerdaten und geben diese nicht an Dritte weiter, soweit dies nicht zur Vertragserfüllung notwendig ist.

3. Welche Daten wir speichern

3.1 Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer (optional) und Zahlungsmethode. Diese Daten werden benötigt, um Ihr Nutzerkonto zu führen, Rechnungen auszustellen und den Kundendienst zu ermöglichen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Speicherdauer: bis zur Kontolöschung, steuerrelevante Daten 10 Jahre.

3.2 Hochgeladene Dokumente und Transkriptionen

Von Ihnen hochgeladene Scan-Dateien sowie die daraus erzeugten Transkriptionen, Interpretationen und Metadaten werden ausschließlich zur Erbringung des Archivierungsdienstes gespeichert und verarbeitet. Sie sind nur für Sie und die von Ihnen eingeladenen Projektmitglieder zugänglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Server-Logfiles

Unser Server speichert automatisch Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, HTTP-Status). Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Fehleranalyse und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

4. Weitergabe an Dritte

4.1 Anthropic (KI-Verarbeitung)

Zur KI-gestützten Transkription, Interpretation und Archiverschließung werden Bilddaten (Scan-Seiten) sowie Textabschnitte an die Anthropic PBC, USA, übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erzeugung der angeforderten Ausgabe und speichert sie nicht dauerhaft für eigene Zwecke (gemäß Anthropic API-Nutzungsbedingungen, Stand Mai 2026).

4.2 Hosting

Die Server-Infrastruktur wird betrieben über Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Datenspeicherung ausschließlich in EU-Rechenzentren (Nürnberg/Falkenstein).

4.3 Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden ausschließlich über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, abgewickelt. Stripe ist PCI-DSS-zertifiziert; vollständige Kartendaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert. Datenschutzinformationen: stripe.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Steuerrelevante Buchungsdaten werden 10 Jahre aufbewahrt.

4.4 E-Mail-Versand

Transaktionale E-Mails (Willkommen, Passwort-Reset) werden über Brevo SAS (ehem. Sendinblue), 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich, versandt. Übermittelt werden: E-Mail-Adresse, Vorname und der Inhalt der jeweiligen Systemnachricht. Brevo verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Zustellung. Datenschutzinformationen: brevo.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Cookies, Session-Daten und Webanalyse

5.1 Session-Cookie

Transkriber verwendet einen technisch notwendigen Session-Cookie (session_token), der nach 30 Tagen automatisch abläuft. Eine Einwilligung nach DSGVO ist für rein technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

5.2 Google Analytics (GA4)

Unsere öffentlichen Seiten (transkriber.de) nutzen Google Analytics 4 (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) zur Auswertung des Nutzungsverhaltens. GA4 verwendet Cookies und setzt anonymisierte Nutzungsdaten ein. Die Daten werden in die USA übermittelt (Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse zur Verbesserung des Angebots). Widerspruch: Google Analytics Opt-Out-Browser-Add-on. Eingeloggte App-Seiten (Dashboard, Upload, Archiv-Verwaltung) sind vom Tracking ausgenommen.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf:

Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenportabilität — Ihre Transkriptionen können als HTML oder ZIP exportiert werden (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: transkriber@sigmacommunication.de

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de

7. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS. Passwörter werden mit bcrypt gehasht und nie im Klartext gespeichert. Datenbankzugriffe sind auf das Minimum beschränkt (Least-Privilege-Prinzip).

8. KI-Einsatz und EU AI Act

8.1 Eingesetzte KI-Dienste

Transkriber nutzt folgende KI-Dienste als Unterauftragsverarbeiter:

Anthropic Claude (Anthropic PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) — Eingesetzte Modelle: Claude Sonnet, Claude Opus, Claude Haiku (jeweils aktuell verfügbare Version). Funktionen: Transkription handgeschriebener Dokumente (Vision-Modell), semantische Erschließung (Personen, Orte, Themen, Zeittafel), Archiv-Chat (dialogbasierte KI), Brief-Interpretation (4-stufige Analyse), Generierung von Chronik- und Blog-Artikeln (5-stufige Pipeline). Übermittelt werden: Base64-kodierte Bild-Daten der Scan-Seiten sowie Textabschnitte aus Transkriptionen. Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erzeugung der angeforderten Ausgabe und trainiert keine Modelle mit API-Kundendaten (Opt-out standardmäßig aktiv). Datenschutzinformationen: anthropic.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Voyage AI (Voyage AI Inc., USA) — Erzeugung von Embedding-Vektoren für die semantische Volltextsuche. Übermittelt werden: Textabschnitte aus Transkriptionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beide Anbieter verarbeiten die Daten ausschließlich zur Erzeugung der angeforderten Ausgabe und speichern sie nicht dauerhaft für eigene Zwecke (API-Modus, kein Training mit Kundendaten). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

8.2 Transparenzpflichten KI-Interaktion und KI-generierte Inhalte (EU AI Act Art. 50)

Interaktion mit KI-Systemen (Art. 50 Abs. 1): Der Archiv-Chat ist ein KI-System, das Fragen an Ihren Dokumentenbestand mit Claude beantwortet. Nutzer werden beim ersten Öffnen des Chats darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI interagieren. Chat-Antworten sind als KI-generiert gekennzeichnet und stützen sich auf die im Archiv gespeicherten Transkriptionen; sie ersetzen keine wissenschaftliche Quellenprüfung.

KI-generierte Texte (Art. 50 Abs. 3): Chronik-Artikel, Blog-Beiträge und Brief-Interpretationen werden maschinell von Claude erstellt und sind in der Archiv-Oberfläche als „KI-generiert" bzw. „KI-Interpretation" gekennzeichnet. Öffentlich indexierte Ratgeber- und Blog-Artikel tragen im Seitenkopf einen redaktionellen Hinweis auf KI-Beteiligung und wurden vor Veröffentlichung redaktionell geprüft.

KI-Transkriptionen: Transkriptionen historischer Handschriften sind technische Erschließungshilfen, keine eigenständigen Werke. Sie enthalten einen Qualitätshinweis (gut / mittel / fragmentarisch); unsichere Lesungen sind als [unleserlich] oder [Wort?] markiert. Vor wissenschaftlichem Zitieren empfiehlt sich eine Prüfung am Original.

Risikoklassifizierung: Transkriber wird nach EU AI Act als System mit begrenztem Risiko eingestuft. Es trifft keine automatisierten Entscheidungen, die Rechte oder Pflichten von Personen begründen, und verarbeitet keine biometrischen Daten im Sinne der Verordnung.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei geänderten technischen oder rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter transkriber.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.