Stadtarchive in der Krise: Warum 200 Jahre Ortsgeschichte im Keller verstauben

Der Kellerraum, der niemals leer wird

Im Untergeschoss eines Rathauses in einer mittelgroßen deutschen Stadt, irgendwo zwischen 30.000 und 80.000 Einwohnern, reihen sich Regalmeter an Regalmeter. Solche Räume sehen typischerweise ähnlich aus: Pappkartons, Leinenbände, Aktenordner aus den 1960er Jahren, dazwischen Pergamentrollen, die niemand mehr mit bloßen Händen anfassen sollte. Ein Aufkleber mit Bleistiftschrift trägt die Aufschrift „Bestand Stadtverwaltung 1880 bis 1920, noch nicht erschlossen." Darunter ein Datum, das vor zwölf Jahren angebracht wurde.

Der Archivar, der diesen Raum verwaltet, ist seit drei Jahren die einzige Fachkraft im Haus. Sein Vorgänger ging in Rente, danach blieb die Stelle ein Jahr unbesetzt. Als er anfing, gab es eine Liste mit Beständen, die dringend bearbeitet werden sollten. Die Liste ist seitdem länger geworden.

Dieser Fall steht nicht allein. Soweit die verfügbaren Erhebungen erkennen lassen, beschreibt das Bild den Alltag in einem erheblichen Teil der deutschen Kommunalarchive.

Was die Zahlen über den Zustand verraten

Statistische Ämter und kommunale Körperschaften geben selten detaillierte Auskunft über den Erschließungsstand einzelner Archive. Belastbare Gesamterhebungen zum Digitalisierungsstand kommunaler Archive in Deutschland fehlen weitgehend. Was sich sagen lässt: Die Archivberatung des Bundesarchivs geht davon aus, dass ein erheblicher Teil des deutschen Archivguts noch nicht elektronisch erfasst ist. Bundesweite Zahlen zum Anteil unerschlossener Bestände in Kommunalarchiven liegen nicht vor, was für sich genommen bereits symptomatisch ist.

Das Archivportal-D, das Nachweissystem für deutsches Archivgut, verzeichnet Bestände aus mehreren tausend Einrichtungen. Ein Nachweis bedeutet aber nicht, dass das Material erschlossen oder gar digitalisiert ist. Er bedeutet oft nur, dass es irgendwo existiert.

Wer nicht weiß, was er hat, kann es weder schützen noch zugänglich machen. Der Erschließungsrückstand ist kein Ordnungsproblem, er ist ein strukturelles Überlieferungsproblem.

Berichte aus Fachverbänden deuten darauf hin, dass die Lage in kleinen Archiven mit einem oder zwei Mitarbeitern besonders angespannt ist. Beratungsaufgaben konkurrieren mit Benutzungsanfragen um dieselben Arbeitsstunden, und daneben warten noch die Bewertung von Neuzugängen sowie die laufende Bestandspflege. Der Neuzugang gewinnt fast immer, weil er physisch vor der Tür steht. Die alten Bestände warten.

Warum die Unterfinanzierung ein Strukturproblem ist

Stadtarchive sind in Deutschland kommunale Pflichtaufgaben, das stimmt. Was aber als Pflichtaufgabe gilt und was tatsächlich finanziert wird, sind in der Praxis zwei verschiedene Fragen. Archivgesetze der Länder schreiben die Einrichtung von Archiven vor, machen aber selten Vorgaben zur Personalausstattung oder zum Erschließungsstand.

Das Ergebnis ist bekannt. In Kommunen unter 20.000 Einwohnern gibt es nach Beobachtung von Fachverbänden häufig kein hauptamtliches Fachpersonal. Stattdessen liegt die Verantwortung bei Verwaltungsangestellten, die archivfachliche Aufgaben nebenbei erledigen, oder bei ehrenamtlichen Heimatforschern, deren Arbeit den fachlichen Bedarf nicht abdecken kann. Die Archivberatungsstellen der Länder leisten Unterstützung, etwa in Bayern die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns. Wie stark diese Stellen personell ausgestattet sind, variiert je nach Bundesland erheblich.

Was fehlt, ist keine Motivation, sondern Stellen und Geld. Das lässt sich nicht abschließend auf eine einzige Ursache zurückführen, aber der kommunale Finanzausgleich und die Priorisierung von Pflichtleistungen spielen eine wesentliche Rolle.

Was unerschlossene Bestände praktisch bedeuten

Ein Bestand, der nicht erschlossen ist, existiert für alle praktischen Zwecke nicht. Nehmen wir den Familienforscher, der im Stadtarchiv prüfen will, ob sein Urgroßvater im frühen 20. Jahrhundert eine Gewerbegenehmigung besaß. Genauso angewiesen auf Findbücher und Erschließungsdaten ist der Planer, der in Bauleitplänen aus der Nachkriegszeit nach Grundstücksgrenzen sucht. Und der Wissenschaftler, der die kommunale Sozialpolitik der Weimarer Republik rekonstruieren möchte, kommt ohne Erschließung ebenfalls nicht weiter.

Gibt es diese Daten nicht, muss der Archivar selbst suchen. Oder der Nutzer wird vertröstet. Oder der Bestand bleibt ungenutzt, bis irgendwann vielleicht jemand Zeit findet.

Für Familienforscher ist der unerschlossene Kellerraum ein vertrautes Phänomen. Für institutionelle Nutzer wie Stadtplanungsbehörden, Gerichte oder Historiker ist es ein Engpass mit realen Folgen. Und für die Überlieferung selbst ist es ein Risiko, denn was niemand kennt, wird bei Umzügen, Sparmaßnahmen oder schlichten Fehlentscheidungen schnell aussortiert.

Erschließungsrückstand bedeutet nicht nur Mehrarbeit. Er bedeutet, dass Teile der kommunalen Geschichte für unabsehbare Zeit nicht zugänglich sind, möglicherweise sogar dauerhaft.

Wer sich damit beschäftigt, wie digitale Werkzeuge die Arbeit in Archiven verändern können, findet im Artikel KI im Stadtarchiv: Wie automatische Transkription Personalressourcen schont und Bestände erschließt einen Einstieg in die technischen Möglichkeiten.

Digitalisierung ist nicht dasselbe wie Erschließung

Zwei Begriffe werden in der öffentlichen Diskussion häufig vermischt, dabei lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten. Digitalisierung bedeutet, dass ein Dokument gescannt oder fotografiert wird und als Bilddatei vorliegt. Erschließung bedeutet, dass Inhalt, Entstehungszeit, Provenienz und Kontext eines Dokuments beschrieben und auffindbar gemacht werden.

Beides kostet Zeit und Geld, und beides hängt voneinander ab. Ein digitalisiertes, aber nicht erschlossenes Dokument ist für den Nutzer kaum besser als ein physisch vorhandenes, das niemand beschrieben hat.

Für handschriftliche Archivalien des 19. und frühen 20. Jahrhunderts kommt ein dritter Schritt hinzu, etwa bei Ratsprotokollen in Kurrent, bei Kirchenbuchauszügen, Briefkonvoluten oder Katasterakten: die Transkription. Erst wenn der handschriftliche Text als lesbarer Volltext vorliegt, ist er vollständig recherchierbar. Eine Bilddatei einer Kurrentschrift-Seite ist für die meisten Nutzer ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Ein maschinenlesbarer Text dagegen lässt sich durchsuchen, verknüpfen und weiterverarbeiten.

Wie schwierig das Lesen alter Handschriften selbst für geübte Augen sein kann, beschreibt der Artikel Zwischen den Zeilen: Was Kurrentschrift über ihre Zeit verrät anschaulich. Die Schrift ist nur ein Teil des Problems. Die schiere Menge an Material ist das andere.

Wie groß der Rückstand bei handschriftlichen Beständen ist

Hier wird die Lage noch konkreter. Nach Schätzungen von Archivfachverbänden lagern allein in den kommunalen Archiven Deutschlands mehrere hundert Millionen Seiten handschriftlicher Überlieferung, die noch nicht als Volltext vorliegen. Diese Zahl ist schwer zu verifizieren, und die Überlieferung ist hier lückenhaft, weil keine zentrale Statistik geführt wird. Selbst bei konservativer Schätzung bleibt das Volumen immens.

Die klassische Methode, Transkription durch Fachpersonal oder studentische Hilfskräfte durchzuführen, skaliert nicht. Eine geübte Kraft schafft unter guten Bedingungen drei bis fünf Seiten Kurrentschrift pro Stunde, je nach Qualität der Vorlage und Komplexität des Textes. Für einen mittelgroßen Stadtarchivbestand von 50.000 handschriftlichen Seiten wären das, selbst bei optimistischer Kalkulation, mehrere Jahrzehnte Arbeit. Wer einen Eindruck vom Umfang historischer Verwaltungsüberlieferung bekommen möchte, findet beim Deutschen Literaturarchiv Marbach Beispiele dafür, wie aufwendig die Erschließung großer Nachlässe ist.

Technische Lösungen und ihre tatsächlichen Voraussetzungen

KI-gestützte Handschriftenerkennung (HTR, Handwritten Text Recognition) ist in den vergangenen Jahren deutlich leistungsfähiger geworden. Systeme, die auf historische Schriften wie Kurrent oder Sütterlin trainiert wurden, erreichen Erkennungsraten, die für eine Grunderschließung brauchbar sind. Das ist kein Selbstläufer, aber ein realer Fortschritt.

Was KI-Transkription in der Praxis für Archive bedeutet, lässt sich grob in einem Ablauf skizzieren. Zuerst entstehen digitale Vorlagen: Dokumente werden gescannt oder fotografiert, idealerweise mit ausreichender Auflösung und gleichmäßiger Beleuchtung. Die Qualität der Vorlage entscheidet wesentlich über das Ergebnis der automatischen Erkennung.

Im zweiten Schritt folgt die automatische Transkription. Das System verarbeitet die Bilddateien und erzeugt einen Rohtext. Bei klar geschriebenen Vorlagen aus dem 19. Jahrhundert ist das Ergebnis oft direkt brauchbar, bei stark beschädigten oder schwer leserlichen Dokumenten ist Nachbearbeitung nötig.

Danach kommt die Qualitätskontrolle. Fachpersonal prüft den erzeugten Text gegen das Original, korrigiert Fehler und ergänzt Metadaten. Dieser Schritt bleibt unverzichtbar, dauert aber deutlich kürzer als eine vollständige manuelle Transkription.

Zuletzt steht die Erschließung und Einspielung. Der korrigierte Text wird mit Erschließungsdaten verknüpft und in das Archivinformationssystem eingespielt. Erst jetzt ist das Dokument recherchierbar.

Die Voraussetzung für all das ist eine stabile digitale Infrastruktur: ein Archivinformationssystem, das Volltextdaten aufnehmen kann, dazu ausreichend Speicherkapazität und ein Workflow, der für das vorhandene Personal handhabbar ist. An dieser Stelle scheitern viele kleine Häuser, nicht am Willen, sondern an der technischen Grundausstattung.

KI ersetzt keine archivfachliche Kompetenz. Aber sie kann den Engpass bei der Grunderschließung handschriftlicher Bestände erheblich verringern, wenn die technischen und organisatorischen Voraussetzungen stimmen.

Förderprogramme, die vorhanden, aber schwer erreichbar sind

Es gibt Förderprogramme. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft fördert unter bestimmten Voraussetzungen Erschließungs- und Digitalisierungsprojekte. Verschiedene Landesprogramme unterstützen kommunale Archive bei der Digitalisierung. Das Bundesprogramm zur Förderung von Kultureinrichtungen hat in den vergangenen Jahren einzelne Archivprojekte gefördert.

Das Problem ist die Antragstellung. Ein DFG-Antrag erfordert erheblichen administrativen Aufwand, den ein Einpersonenarchiv schlicht nicht leisten kann, ohne den laufenden Betrieb einzustellen. Förderprogramme der Länder sind häufig auf größere Projekte oder Verbundvorhaben ausgerichtet. Für das kleine Stadtarchiv einer Gemeinde mit 15.000 Einwohnern bleibt die Förderkulisse überschaubar.

Es spricht einiges dafür, dass interkommunale Kooperationen und Verbundprojekte hier ein sinnvoller Weg sind. Mehrere Archive bündeln Bestände, teilen sich die Antragstellung und profitieren gemeinsam von einem Digitalisierungsprojekt. In einigen Bundesländern gibt es solche Modelle bereits, sie sind aber noch nicht die Regel.

Förderung existiert, doch sie erreicht oft genau die Häuser nicht, die sie am dringendsten bräuchten. Wer keine Kapazität für die Antragstellung hat, bleibt außen vor.

Was Quellenkritik dabei nicht ersetzen kann

Auch wenn ein Dokument als Volltext vorliegt, ist es noch nicht interpretiert. KI-Transkription liefert lesbare Texte, keine historische Einordnung. Wer mit dem erzeugten Text arbeiten will, sei es als Forscher, als Kommunalverwaltung oder als Familienforscher, muss die üblichen quellenkritischen Fragen stellen.

Ein Ratsprotokoll aus dem Jahr 1887 ist eine zeitgenössische Aufzeichnung aus einer bestimmten Perspektive. Ein Steuerregister aus dem frühen 20. Jahrhundert hat Lücken, die möglicherweise systematisch sind. Was ein System transkribiert hat, stimmt mit dem überein, was auf der Seite steht. Was auf der Seite steht, ist noch keine gesicherte historische Tatsache. Grundlegendes zur kritischen Bewertung historischer Quellen vermittelt auch die Bundeszentrale für politische Bildung.

Die Frage, wie man mit KI-Transkriptionen quellenkritisch umgeht, behandelt der Artikel Quellenkritik im digitalen Zeitalter: Was KI-Transkriptionen leisten und was Historiker selbst prüfen müssen ausführlicher. Für den Archivbetrieb gilt: Die Qualitätskontrolle durch Fachpersonal bleibt Teil des Workflows, sie ist nur anders organisiert als bisher.

Strategische Entscheidungen, die jetzt anfallen

Für Archivare und Kommunalverwaltungen stellt sich die Frage, wo man anfängt, wenn die Ressourcen begrenzt sind. Eine universelle Antwort gibt es nicht, wohl aber einige Kriterien, die in der Praxis häufig genannt werden.

Bestände mit hoher Nutzernachfrage sollten bevorzugt erschlossen werden, weil der Nutzen sofort sichtbar wird und die Akzeptanz für weitere Investitionen steigt. Wo Papier brüchig ist oder die Lagerungsbedingungen suboptimal sind, sollte digitalisiert werden, bevor das Originalmaterial nicht mehr reproduzierbar ist. Material mit regelmäßiger, lesbarer Schrift bietet sich daneben als technisch einfachster Einstiegspunkt für automatisierte Verarbeitung an.

Für viele Bestände ist ein hybrides Vorgehen das Realistischste: Automatisierung für die Grunderschließung, manuelle Nachbearbeitung für kritische Stellen, archivfachliche Bewertung für den Kontext. Ob das in einem konkreten Archiv machbar ist, hängt auch von der vorhandenen Infrastruktur ab, und das lässt sich nicht abschließend klären, ohne die Situation vor Ort zu kennen.

Die kommunalpolitische Dimension

Stadtarchive sind keine Selbstbedienungseinrichtungen für Historiker. Sie sind Teil der kommunalen Daseinsvorsorge, auch wenn das selten so formuliert wird. Baugenehmigungsunterlagen und Grundstücksnachweise werden ebenso regelmäßig benötigt wie Einwohnermeldedaten älterer Jahrgänge oder Ratsprotokolle, und zwar von Behörden, Gerichten und Privatpersonen gleichermaßen.

Sind diese Unterlagen nicht auffindbar, entsteht konkreter Schaden. Grundstücksstreitigkeiten lassen sich dann nicht klären. Sozialleistungsansprüche bleiben unbelegt, und Denkmalbehörden können historische Substanz nicht bewerten. Das sind keine akademischen Probleme.

Die kommunalpolitische Aufgabe wäre es, Stadtarchive nicht als Kulturbetrieb zu behandeln, der in guten Jahren großzügiger bedacht wird, sondern als Verwaltungsinfrastruktur, die Mindeststandards braucht. Ob das gelingt, ist eine andere Frage. Die Tendenz der vergangenen Jahrzehnte gibt wenig Anlass zu Optimismus. Möglicherweise braucht es erst ein paar spektakuläre Fälle von Bestandsverlusten oder juristische Auseinandersetzungen, bevor die Prioritäten neu gesetzt werden.

Stadtarchive verwalten keine Vergangenheit. Sie verwalten Informationen, die heute und morgen gebraucht werden. Wer das vergisst, zahlt irgendwann einen anderen Preis.

Was das für die Praxis bedeutet

Kommunen, die jetzt in die Erschließung und Digitalisierung ihrer Archive investieren wollen, stehen vor einer überschaubaren Zahl an Entscheidungen. Welche Bestände haben Priorität? Welche technischen Werkzeuge passen zur vorhandenen Infrastruktur? Welche Kompetenzen fehlen im Haus, und welche Kooperationspartner oder Förderprogramme stehen realistischerweise zur Verf