Digitalisierung im Stadtarchiv: Die besten Tools für kleine Bestände ohne großes Budget

Ein Regal, vierzig laufende Meter, ein Zettel mit der Aufschrift "unverzeichnet, ca. 1880 bis 1950". So sieht der Alltag in vielen kommunalen Archiven aus, nicht in Berlin oder München, sondern in Städten mit 8.000 bis 30.000 Einwohnern, wo die Archivstelle mit einer halben Personalstelle besetzt ist und der Jahresetat für Digitalisierung erfahrungsgemäß im niedrigen dreistelligen Bereich liegt.

Wo der Engpass wirklich liegt

Die Technik ist selten das Problem. Ein Flachbettscanner kostet heute weniger als ein guter Bürostuhl. Das eigentliche Nadelöhr ist die Kombination aus fehlender Zeit, fehlendem IT-Support vor Ort und der Unsicherheit, welches Tool überhaupt zur Bestandsgröße passt. Ein Stadtarchiv mit 15 laufenden Metern unverzeichneten Akten braucht andere Werkzeuge als eines mit 400 Metern, und die Empfehlungen aus großen Digitalisierungsprogrammen lassen sich nur bedingt herunterskalieren. Der Ratgeber zur Krise kleiner Stadtarchive beschreibt diese Schieflage ausführlich: Bestände wachsen, Personal schrumpft, und Digitalisierung wird zum Nebenprojekt neben der eigentlichen Arbeit.

Digitalisierung scheitert in kleinen Archiven selten an der Technik. Sie scheitert an der Zeit, die niemand hat, um die Technik zu bedienen.

Deshalb lohnt sich ein Blick auf drei Werkzeugkategorien getrennt: Scannen, Transkription, Verwaltung. Jede hat eigene Kostenlogik, und die Fehler passieren meist an den Schnittstellen dazwischen.

Scannen ohne Investitionsbudget

Für die reine Erfassung gibt es drei realistische Wege, die sich in Qualität und Aufwand deutlich unterscheiden.

Eine dritte Option wird oft übersehen: Kooperation mit dem zuständigen Landesarchiv. Manche Landesarchive verleihen Buchscanner an kommunale Einrichtungen oder bieten Digitalisierungstage an, etwa das Landesarchiv Baden-Württemberg. Ob das in der eigenen Region möglich ist, lässt sich nur durch direkte Anfrage klären, die Praxis variiert von Bundesland zu Bundesland.

Transkription: Abo, Pay-per-Use oder Open Source

Bei der Texterkennung trennt sich die Spreu vom Weizen schneller als beim Scannen. Transkribus bietet eine kostenlose Basisnutzung mit begrenztem Seitenkontingent, danach greifen Abomodelle, die für ein Archiv mit unregelmäßigem Aufkommen selten wirtschaftlich sind. eScriptorium ist Open Source, verlangt aber eigenes Server-Hosting und damit IT-Kenntnisse, die in kleinen Archiven meist fehlen. Ein ausführlicher Vergleich findet sich im Artikel zu Transkribus-Alternativen 2026.

Für Archive mit schwankendem Volumen, mal 50 Seiten im Monat, mal drei Monate nichts, ist ein Abrechnungsmodell nach tatsächlicher Seitenzahl oft günstiger als ein festes Abo. Das gilt besonders bei heterogenen Beständen, die zwischen Kirchenbüchern, Militärakten und Grundbüchern wechseln, wo sich Aufwand und Nutzen pro Dokumenttyp stark unterscheiden.

Ein Abo lohnt sich, sobald man weiß, wie viel man wirklich digitalisiert. Kleine Archive wissen das im ersten Jahr fast nie.

Die Fehlerquote bei automatischer Texterkennung hängt stark vom Schriftbild ab, soweit die Erfahrungswerte aus laufenden Projekten das erkennen lassen. Amtliche Kurrentschrift des 19. Jahrhunderts wird zuverlässiger erkannt als individuelle Handschriften mit starken Abkürzungen. Wie sich automatische Transkription konkret auf Personalressourcen auswirkt, beschreibt der Beitrag KI im Stadtarchiv anhand mehrerer Praxisfälle.

Verwaltung: Bestandsdatenbank für unter 100 Euro

Excel ist der naheliegende erste Schritt und für ein Pilotprojekt mit 200 Blatt auch vertretbar. Für einen wachsenden Bestand wird es problematisch: Excel bildet keine hierarchischen Aktenbeziehungen ab, und eine spätere Migration in Fachsoftware kostet mehr Zeit als der vermeintlich gesparte Anfangsaufwand.

Zwei kostenlose Alternativen haben sich in kleinen Archiven etabliert:

1. Faust Entry Kostenlose Basisversion für kleinere Bestände, verbreitet in kommunalen Archiven, mit klassischer Erschließungslogik nach archivischen Standards.

2. AtoM (Access to Memory) Open Source, international genutzt, erfordert Hosting (entweder eigener Server oder externer Anbieter für wenige Euro im Monat), dafür webbasiert und für Rechercheportale gut geeignet.

Empfehlungsmatrix nach Bestandsgröße

Die Auswahl hängt weniger vom Wunschtool als von der schieren Menge ab, die verarbeitet werden muss.

Ab 20 laufenden Metern lohnt sich in der Regel ein Gespräch mit dem zuständigen Landesarchiv, ob eine Kooperation bei Hardware oder Hosting möglich ist. Standards für die technische Umsetzung, etwa Auflösung und Dateiformate, orientieren sich häufig an den Empfehlungen, die auch größere Einrichtungen wie das Bundesarchiv veröffentlichen, auch wenn deren Verfahren nicht eins zu eins auf kleine Bestände übertragbar sind.

Die Empfehlungsmatrix ist kein Ersatz für eine eigene Bestandsaufnahme. Sie ist der Punkt, an dem man aufhört zu raten und anfängt zu zählen.

Wer ein erstes Pilotprojekt plant, sollte nicht mit dem größten Konvolut beginnen, sondern mit einem überschaubaren Bestand von 100 bis 200 Blatt. Das macht Fehler sichtbar, bevor sie sich auf 40 laufende Meter multiplizieren. Und genau dieser kleine Probelauf entscheidet meist darüber, ob aus einem Digitalisierungsvorhaben ein Dauerprojekt wird oder eine einmalige Aktion, die im nächsten Jahr wieder im Regal verstaubt.

Häufige Fragen

Kann ein kleines Stadtarchiv ganz ohne Budget digitalisieren? Für die reine Erfassung ja, mit Smartphone-Apps und ehrenamtlicher Unterstützung. Für dauerhafte Qualität und Verwaltung braucht es aber mindestens ein kleines Budget für Hardware oder Hosting, meist zwischen 300 und 1.000 Euro im ersten Jahr.

Welches Transkriptionstool eignet sich für kleine Bestände am besten? Das hängt vom Schriftbild und der Menge ab. Transkribus bietet eine kostenlose Basisnutzung mit Mengenbegrenzung, Transkriber.de rechnet nach Seiten ab statt im Abo, was bei kleinen, unregelmäßigen Projekten oft günstiger ist.

Reicht Excel zur Verwaltung eines kleinen Archivbestands? Kurzfristig ja, langfristig nicht. Excel bildet keine archivischen Beziehungen ab und lässt sich schwer migrieren. Kostenlose Fachsoftware wie Faust Entry oder AtoM ist der bessere erste Schritt.

Wie viel Personalzeit braucht ein Digitalisierungsprojekt in einem kleinen Archiv? Belastbare Zahlen gibt es dazu nicht, weil die Streuung je nach Aktenzustand enorm ist. Als Orientierung kalkulieren viele kleine Archive mit 3 bis 5 Minuten pro Blatt für Scan, Metadaten und Qualitätskontrolle zusammen.