Die Firmenchronik im Web: Archiv statt Festschrift im Lager

In der Vitrine des Empfangs liegt die Festschrift zum 75-jährigen Bestehen. Gedruckt wurden 500 Stück, verteilt wurden 120, der Rest steht im Lager. Wer darin etwas sucht, blättert. Wer wissen will, ob der Großvater des heutigen Prokuristen darin vorkommt, blättert lange.

Das ist keine Kritik an gedruckten Chroniken. Es ist die Beschreibung dessen, was ein Buch kann und was nicht.

Wozu überhaupt eine Chronik

Die Frage kommt selten offen, aber sie steht im Raum, sobald jemand die Kosten hört. Drei Antworten halten der Nachfrage stand, und keine davon heißt Nostalgie.

Die erste ist rechtlich und betrifft mehr Betriebe, als man denkt. Wer Grundstücksfragen, alte Dienstbarkeiten, Markenrechte oder Erbansprüche klären muss, braucht Belege, und die liegen im eigenen Keller. Ein erschlossenes Archiv ist dann kein Schmuckstück, sondern ein Nachschlagewerk.

Die zweite ist personalpolitisch. Ein Betrieb, der zeigen kann, dass er drei Wirtschaftswunder, zwei Währungsreformen und eine Übernahme überstanden hat, argumentiert im Bewerbungsgespräch anders als einer, der nur das laufende Quartal kennt. Beständigkeit lässt sich behaupten oder belegen.

Die dritte ist die, über die am meisten geredet und am wenigsten nachgedacht wird: die Außendarstellung. Sie trägt allerdings nur, wenn die Chronik Substanz hat. Eine Zeitleiste mit fünf Jahreszahlen und einem Gründerporträt erkennt jeder als das, was sie ist.

Eine Chronik ohne Quellen ist eine Werbebroschüre mit Sepiafilter.

Der Termin ist das Problem des Buches, nicht der Sache

Eine Festschrift erscheint zu einem Datum. Sie muss vorher fertig sein, sie ist danach fertig, und alles, was später gefunden wird, kommt zu spät. Genau daran scheitern viele Projekte auf die unangenehmste Art: Drei Wochen vor dem Druck taucht der Karton auf, den niemand auf dem Zettel hatte.

Ein Archiv im Web hat diesen Termin nicht. Es kann am Jubiläumstag mit dem stehen, was fertig ist, und im Jahr darauf wachsen. Für Betriebe, deren Material in Schüben auftaucht, und das sind fast alle, ist das der eigentliche Unterschied.

Deshalb ist die Frage selten Buch oder Web. Sie lautet, was zuerst entsteht. Wer das Archiv zuerst baut, kann daraus jederzeit ein Buch machen. Wer mit dem Buch anfängt, hat am Ende ein Buch und einen Keller.

Was „im Web" konkret heißt

Nicht eine Unterseite mit Zeitstrahl. Aus einem erschlossenen Bestand entstehen vier Ansichten, die sich gegenseitig tragen.

| Ansicht | Was sie beantwortet | |---|---| | Chronik | Was ist wann passiert, erzählt statt aufgelistet | | Personenregister | Wer kommt vor, und in welchen Dokumenten | | Zeittafel | Welches Jahr ist wie dicht belegt | | Volltextsuche | Wo steht dieser eine Name, dieser eine Ort |

Die Volltextsuche ist die Ansicht, die den Unterschied zum Buch macht. Sie sucht nicht in Bildunterschriften, sondern im transkribierten Text jedes Dokuments. Wer „Hoffmann" eingibt, bekommt jede Seite, auf der der Name steht, auch wenn er in Kurrentschrift geschrieben ist und niemand ihn je in ein Verzeichnis eingetragen hat.

Dazu kommen die eigenen Farben. Grundfarbe und Akzent lassen sich am Projekt einstellen, sodass das Archiv im Auftritt des Betriebs steht und nicht im Auftritt des Werkzeugs.

Wer es lesen darf, entscheidet ein Schalter

Ein Archiv ist zunächst geschlossen. Wer es öffnet, setzt ein Häkchen am Projekt, und danach ist es über seinen Link lesbar, ohne Anmeldung, für jeden, der ihn hat.

Was dabei ausdrücklich nicht passiert: Die Archive stehen nicht in der Suchmaschine. Die robots.txt dieser Seite sperrt den ganzen Projektbereich für Crawler, und zwar mit Absicht. Ein Firmenarchiv mit Namen von Beschäftigten gehört nicht in den Google-Index, auch wenn es über einen Link erreichbar ist.

Für die meisten Betriebe ist genau das die richtige Stufe. Der Link steht in der Einladung zum Jubiläum, im Intranet, in der Signatur der Geschäftsführung. Er ist nicht geheim, und er ist nicht öffentlich ausgestellt.

Wer die Sichtbarkeit doch will, veröffentlicht Auszüge auf der eigenen Website und verlinkt von dort. Das ist die saubere Trennung: die Erzählung nach außen, das Material hinter dem Link.

Personalunterlagen sind der Grund, warum es einen Schalter gibt

Ein Familienarchiv handelt überwiegend von Verstorbenen. Ein Firmenarchiv handelt von Beschäftigten, und ein Teil von ihnen lebt.

Deshalb ist die Öffnung kein Formalakt, sondern eine Auswahl. Welche Bestände erschlossen werden und welche im Karton bleiben, gehört an den Anfang des Projekts, nicht in die Korrekturschleife davor. Die Grundsätze dazu stehen ausführlicher im Ratgeber über Datenschutz im privaten Archiv; für Betriebe kommt hinzu, dass handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen mit dem Löschgebot kollidieren können.

Praktisch bewährt hat sich eine einfache Linie: Alles, was älter ist als die Betriebszugehörigkeit der ältesten heute Beschäftigten, ist unkritisch. Alles, was jünger ist, wird einzeln entschieden.

Was der Druck weiterhin besser kann

Er liegt auf dem Tisch. Eine Festschrift wird verschenkt, eine Internetadresse wird weitergeleitet, und der Unterschied ist größer, als Zahlen ihn abbilden. Wer ein Jubiläum begeht, braucht etwas, das man in die Hand drückt.

Der Druck zwingt außerdem zur Entscheidung. Ein Archiv darf alles enthalten, ein Buch muss auswählen, und diese Auswahl ist die eigentliche redaktionelle Arbeit. Wer sie umgeht, weil ja alles im Web steht, hat am Ende einen vollständigen Bestand und keine Geschichte.

Die sinnvolle Reihenfolge ist deshalb weder das eine noch das andere, sondern beides in dieser Folge: Archiv erschließen, darin finden, daraus auswählen, das Ausgewählte drucken, das Übrige hinter dem Link lassen. Wie der erste Schritt abläuft und was er kostet, steht im Text über das Beauftragen einer Firmenchronik; wer lieber selbst beginnt, findet den Weg in fünf Schritten.

Wie ein Bestand aussieht, den jemand erschlossen hat

Das lässt sich ansehen, ohne etwas hochzuladen. Das Übungsarchiv enthält echte historische Dokumente des 19. und 20. Jahrhunderts, transkribiert und erschlossen, mit denselben vier Ansichten, die auch ein Firmenarchiv bekommt. Es ist der schnellste Weg, die Frage zu beantworten, ob aus den eigenen Kartons so etwas werden kann.

Für Familienbestände gilt dasselbe in anderer Tonlage; wie dort aus losen Dokumenten ein Ganzes wird, steht im Ratgeber über die digitale Familienchronik.

Zurück in die Vitrine

Die 380 Bücher im Lager sind nicht das Problem. Das Problem ist, dass die Arbeit, die in ihnen steckt, mit ihnen im Lager liegt: die Quellen, die gesichtet wurden, die Namen, die jemand entziffert hat, die Jahre, die endlich geordnet waren.

Ein Buch ist das Ergebnis dieser Arbeit. Ein erschlossenes Archiv ist die Arbeit selbst, und die lässt sich ein zweites Mal verwenden.