Firmenchronik erstellen lassen: Ablauf, Kosten und was Sie vorher wissen sollten

Im Keller stehen 14 Umzugskartons. Darin: Geschäftsbücher in Kurrentschrift, ein Ordner mit Briefen des Gründers, drei Alben mit Fotos, deren Rückseiten niemand mehr lesen kann, und ein Konvolut, von dem selbst der Seniorchef nur sagt, das sei „aus der Zeit vor dem Krieg".

In 18 Monaten ist das Jubiläum.

Von da an gibt es zwei Wege. Der eine führt über Abende, an denen jemand aus dem Betrieb die Kartons sortiert, und über die Erkenntnis im dritten Monat, dass die Handschrift des Gründers ohne Übung nicht zu entziffern ist. Der andere führt über einen Auftrag. Dieser Text sagt, was dabei beauftragt wird, was es kostet und woran man erkennt, welcher der beiden Wege der richtige ist.

„Chronik erstellen lassen" ist kein Auftrag, sondern vier

Der häufigste Grund, warum ein Chronikprojekt teurer wird als gedacht, ist nicht der Preis. Es ist die Annahme, es handele sich um eine Leistung. Tatsächlich sind es vier, und sie lassen sich einzeln vergeben.

| Schritt | Was passiert | Preis | |---|---|---| | Digitalisierung | Reprofotografie der Originale, farbkalibriert und archivsicher | 1,20 €/Seite, Mindestauftrag 50 Seiten | | Erschließung | Einrichtung des Archivs, Transkription, manuelle Korrektur, Personen- und Ortsregister | 80 €/Stunde | | Beratung | Projektplanung, Erschließungskonzept, Auswahl der Bestände, Publikationsform | 150 €/Stunde | | Chronik | Von der Quellenauswahl bis zum druckfertigen Manuskript | auf Anfrage |

Der unterste Schritt setzt die drei darüber voraus. Wer eine Chronik bestellt, ohne dass das Archiv erschlossen ist, bestellt eine Erzählung über Material, das niemand gelesen hat.

Umgekehrt gilt das nicht. Die Digitalisierung ist ohne alles Weitere sinnvoll, und für viele Betriebe ist sie der einzige Schritt, der wirklich eilt: Papier, das im Keller liegt, wird jeden Winter ein Stück schlechter.

Der Mindestauftrag ist die erste ehrliche Zahl

50 Seiten zu 1,20 Euro sind 60 Euro. Das ist die Untergrenze, unterhalb derer sich der Aufbau eines Projekts nicht lohnt, und sie ist absichtlich niedrig: Sie soll niemanden abschrecken, der erst einmal wissen will, ob das Verfahren mit seinem Material zurechtkommt.

Die zweite Zahl ist schwerer, weil sie ehrlich nur als Spanne zu haben ist. Die Erschließung wird nach Stunde abgerechnet, nicht nach Seite, und der Grund dafür steht im Material selbst. Ein sauber geführtes Geschäftsbuch in gleichmäßiger Kurrentschrift läuft schnell durch. Ein Konvolut aus Durchschlägen, Randnotizen und drei Handschriften auf derselben Seite läuft nicht schnell durch, und eine Pauschale je Seite würde entweder den einen Kunden benachteiligen oder den Anbieter.

Wer eine Seitenpauschale nennt, bevor er das Material gesehen hat, nennt eine Zahl, die er später korrigieren muss.

Deshalb steht am Anfang immer eine Sichtung. Sie kostet nichts, und sie ist der einzige Moment, in dem sich seriös sagen lässt, ob aus 14 Kartons ein Buch wird oder ein Register.

Was Sie selbst tun können, und wo es aufhört, sich zu lohnen

Die Sortierung. Niemand kennt den Betrieb besser als der Betrieb. Wer die Kartons vorher nach Jahrzehnten, Sachgebieten oder Absendern ordnet, spart Erschließungsstunden, und zwar genau die, die am teuersten sind: die, in denen jemand Fremdes herausfinden muss, was zusammengehört.

Das Fotografieren mit dem Telefon dagegen lohnt sich fast nie. Nicht weil die Bilder schlecht wären, sondern weil sie uneinheitlich sind. Schiefe Kanten, wechselndes Licht und Schatten in der Falz kosten hinterher mehr Korrekturzeit, als die Reprofotografie gekostet hätte. Wer trotzdem selbst scannt, sollte vorher wissen, worauf es bei kleinen Beständen ankommt.

Und das Transkribieren selbst? Das geht, mit Werkzeug. Genau dafür ist die Anwendung da, und wer sie erst einmal an fremdem Material ausprobieren will, kann das in einem bereits erschlossenen Übungsarchiv tun. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern ob die Stunden im Betrieb billiger sind als die in Rechnung gestellten. Bei einer Geschäftsführung, die den Abend dafür opfert, sind sie es selten.

18 Monate klingen nach viel und sind es nicht

Ein Jubiläum hat einen Termin, und der verschiebt sich nicht. Rückwärts gerechnet steht vor dem Fest der Druck, vor dem Druck das Lektorat, vor dem Lektorat das fertige Manuskript, vor dem Manuskript die Auswahl der Quellen, und davor das erschlossene Archiv. Erst dort beginnt die Arbeit, über die dieser Text handelt.

Wer die Kette einmal aufschreibt, sieht schnell, dass die Erschließung nicht am Ende der Vorbereitung steht, sondern am Anfang. Sie ist der Schritt, der die anderen möglich macht, und der einzige, dessen Dauer nicht der Auftraggeber bestimmt, sondern das Material.

Praktisch heißt das: Die Sichtung gehört in den ersten Monat, nicht in den zwölften. Nicht weil dann sofort gearbeitet werden müsste, sondern weil erst danach feststeht, ob der Termin überhaupt hält.

In einem Firmenarchiv liegen Personalakten, und das ändert die Rechtslage

Eine Familienchronik handelt von Verstorbenen. Eine Firmenchronik handelt von Beschäftigten, und ein Teil von ihnen lebt noch oder hat Nachkommen, die es sehr genau wissen wollen.

Personalunterlagen, Krankmeldungen, Abmahnungen, Zeugnisse, dazu Gruppenfotos mit Namen auf der Rückseite: Das sind personenbezogene Daten, und sie werden nicht dadurch zu Geschichte, dass sie alt sind. Wer sie erschließt, verarbeitet sie; wer sie abdruckt, veröffentlicht sie. Die Erschließung im geschlossenen Archiv und die Veröffentlichung in einer Festschrift sind deshalb zwei verschiedene Fragen mit zwei verschiedenen Antworten.

Praktisch führt das selten zu einem Verbot und fast immer zu einer Auswahl. Der Gründer von 1912 ist unproblematisch. Der Werkmeister, der 1994 in Rente ging, ist es nicht. Welche Unterlagen überhaupt in die Erschließung gehören und welche besser im Karton bleiben, gehört in die Konzeptionsphase und nicht in die Korrekturschleife vor dem Druck. Die Grundsätze dazu stehen ausführlicher im Ratgeber über Datenschutz im privaten Archiv; für Betriebe kommt hinzu, dass Aufbewahrungsfristen aus dem Handels- und Steuerrecht mit dem Löschgebot kollidieren können. Das ist keine Frage, die ein Dienstleister beantwortet, sondern eine, die er rechtzeitig stellt.

Was am Ende übergeben wird

Nicht ein Stapel Textdateien. Übergeben wird ein durchsuchbares Archiv: jede Seite als Bild, daneben die Transkription, dazu ein Register der Personen und der Orte, die darin vorkommen. Wer wissen will, wann der Name Hoffmann zum ersten Mal in den Büchern auftaucht, tippt ihn ein statt zu blättern.

Das ist auch dann der eigentliche Wert, wenn nie eine Chronik daraus wird. Ein Register beantwortet Fragen, die beim Erstellen noch niemand gestellt hat, und es beantwortet sie auch in zehn Jahren noch. Eine Festschrift beantwortet die Fragen, die zum Jubiläum interessant waren.

Die Chronik entsteht aus diesem Archiv, nicht neben ihm. Deshalb steht sie in der Preisliste als Letztes, und deshalb ist sie die einzige Position, die auf Anfrage kalkuliert wird: Was sie kostet, hängt davon ab, wie viel Geschichte gefunden wurde und wie viel davon erzählt werden soll.

Der Unterschied zwischen einer Chronik und einer Sammlung

Zwei Betriebe mit derselben Menge Papier können bei sehr verschiedenen Angeboten landen. Der eine will 50 Seiten für die Belegschaft, mit Bildern und einem Zeitstrahl. Der andere will das Standardwerk zum hundertjährigen Bestehen, mit Quellenapparat. Beides ist eine Firmenchronik, und beides hat mit dem anderen etwa so viel gemeinsam wie eine Betriebsfeier mit einer Hauptversammlung.

Eine Chronik ist eben kein Archiv mit Deckel. Sie trifft eine Auswahl, sie ordnet, und sie lässt weg. Wer wissen will, was man in einem erschlossenen Bestand findet, bevor man ihn hat, findet die Antwort in der Geschichte eines einzelnen Fundes: dem Firmengründer in der Schublade.

Was Sie vor der Anfrage zusammentragen sollten

Vier Angaben genügen für ein belastbares Angebot, und keine davon erfordert Vorarbeit im Keller.

Erstens der Umfang, grob geschätzt in laufenden Metern oder Ordnern. Zweitens der Zeitraum, den das Material abdeckt, weil davon abhängt, welche Schriften vorkommen. Drittens der Anlass mit Datum, denn er entscheidet über die Reihenfolge. Und viertens ein Dutzend Handyfotos aus verschiedenen Kartons, unscharf genügt: Daran ist zu erkennen, ob es Kurrent ist, ob Schreibmaschine dabei ist und wie es dem Papier geht.

Wer zusätzlich wissen will, was die reine Transkription ohne Chronik kostet, findet die Rechnung für Kurrentschrift gesondert aufgeschlüsselt. Wer lieber selbst anfängt, findet den Weg in fünf Schritten beschrieben.

Anfragen und Angebote laufen über transkriber@sigmacommunication.de. Die vollständige Aufstellung aller Leistungen und Preise steht auf der Preisseite.

Die Kartons sind das Argument

Der häufigste Grund, ein Chronikprojekt zu verschieben, ist nicht das Geld. Es ist die Unklarheit darüber, was überhaupt drin ist, und die begründete Sorge, für etwas zu bezahlen, das sich am Ende als 300 Lieferscheine entpuppt.

Dagegen hilft keine Zusicherung, sondern eine Probe. 50 Seiten, 60 Euro, und danach weiß man, ob in den 14 Kartons eine Geschichte liegt oder eine Buchhaltung. Beides ist ein Ergebnis. Nur das eine ergibt ein Buch.